Bài viết sau đây sẽ đề cập đến khái niệm cũng như những ưu điểm và nhược điểm mà không gian văn phòng mở và không gian văn phòng truyền thống đem lại.
Khái niệm của hai loại hình văn phòng
Không gian văn phòng truyền thống là loại hình văn phòng được thiết kế khá khép kín và chia thành nhiều buồng nhỏ tách biệt các nhân viên với nhau trong khu vực làm việc và ngược lại, không gian văn phòng mở là loại hình văn phòng cởi mở, không khép kín và không phân chia không gian làm việc giữa các nhân viên với nhau.
Vậy những ưu điểm và nhược điểm của hai loại hình không gian văn phòng này là gì? Chúng ta hãy đến với những ưu điểm loại hình đầu tiên là không gian văn phòng truyền thống:
Một ví dụ về không gian văn phòng truyền thống (ảnh: Wikipedia)
Đề cao sự riêng tư của mỗi nhân viên
Việc tách biệt nhân viên thành từng buồng sẽ đem lại cho nhân viên cảm giác riêng tư hơn cũng như được thoải mái sở hữu riêng cho bản thân một không gian làm việc riêng biệt. Một số nhân viên sẽ không quen với việc bị những đồng nghiệp xung quanh mình soi mói vào công việc cũng như việc riêng trong giờ làm việc nên loại hình không gian này vẫn được ưa chuộng ở nhiều văn phòng trên thế giới.
Ngoài ra, vì là không gian khép kín nên mỗi nhân viên có thể tự bảo quản vật dụng, hồ sơ và công việc riêng một cách tốt hơn nhờ vào không gian riêng tư và ít bị xâm phạm bởi những nhân viên khác.
Việc sử dụng loại hình không gian làm việc này cũng giúp nhân viên dễ dàng bảo quản và tìm kiếm tài liệu cũng như vật dụng riêng tư tốt hơn. Hơn thế nữa, không gian kín cũng giúp một số nhân viên tập trung vào công việc tốt hơn và ít bị xao nhãng hơn.
Tăng tính tổ chức và đồng nhất trong công ty
Việc bố trí không gian làm việc khép kín và gần giống nhau sẽ giúp công ty quản lý tính thống nhất về không gian làm việc trong văn phòng hơn. Các công ty có thể dễ dàng quản lý không gian làm việc của các nhân viên hơn cũng như tối ưu hóa không gian thiết kế trong công ty nếu một vài công ty bị giới hạn về mặt không gian làm việc.
Đó là những ưu điểm. Thế còn về những nhược điểm của loại hình văn phòng này?
Bị hạn chế về mặt tương tác
Việc các nhân viên bị tách biệt thành từng buồng kín với nhau sẽ dẫn đến sự không thoải mái khi trò chuyện hoặc trao đổi trong công việc giữa các nhân viên. Họ cũng bị hạn chế về không gian di chuyển trong văn phòng hơn và dễ cảm thấy bị tù túng vì bị gói gọn chỉ trong một không gian bé xíu.
Một nghiên cứu thực hiện bởi các chuyên gia tại Harvard và được công bố vào 7/2018 chứng minh rằng, những người làm việc trong văn phòng mở có xu hướng ít cộng tác hoặc tương tác với đồng nghiệp hơn người làm việc ở các văn phòng truyền thống.
Sức khỏe tâm lý sẽ suy giảm ít nhiều
Ngoài ra, một vài công ty sẽ thiết kế không gian làm việc ít bị tác động bởi ánh sáng mặt trời và đây có thể dẫn đến sự suy giảm về sức khỏe cho một số nhân viên bị ánh nắng tự nhiên nhiều lúc lại là nguồn năng lượng và chất xúc tác giúp nhân viên cảm thấy năng động và khỏe khoắn để duy trì làm việc nhiều giờ trong ngày hơn.
Hơn thế nữa, nếu bạn muốn nhìn ra cửa sổ để thấy dòng người dưới đường phố đang di chuyển và cảm thấy xả stress hơn thì không gian văn phòng này sẽ rất hạn chế bạn.
Tiếp theo là loại hình không gian văn phòng mở. Những ưu điểm của loại hình này bao gồm:
Một ví dụ về không gian văn phòng mở (ảnh: Dice Insights)
Không gian không bị giới hạn về mặt vật lý
Tất nhiên rồi. Loại hình văn phòng này sẽ cởi mở, rộng rãi và thoáng đãng hơn loại hình văn phòng truyền thống rất nhiều. Nhiều công ty còn khuyến khích văn phòng của mình trồng cây xanh và bố trí gần cửa số kính trong để giúp nhân viên của mình cảm thấy thoải mái cũng như thoáng mát hơn.
Việc tương tác giữa các nhân viên trở nên dễ dàng hơn
Việc tương tác qua lại với nhau dễ dàng hơn nhờ vào việc không có rào cản vật lý tách biệt từng không gian làm việc riêng biệt như những buồng làm việc kín của không gian văn phòng truyền thống. Đặc biệt là trong lĩnh vực làm việc cần nhiều sự sáng tạo và làm việc nhóm, không gian văn phòng mở rất được đề cao và ưa chuộng vì nó giúp nhân viên cảm thấy năng động cũng như tương tác và trao đổi ý tưởng công việc dễ dàng hơn.
Một nghiên cứu vừa được công bố trên tạp chí Occupational & Environmental Medicine vào 8/2018 cho thấy, những nhân viên làm việc tại các văn phòng mở ít bị stress hơn và năng động hơn các nhân viên làm việc trong văn phòng truyền thống. Nguyên nhân có thể là vì họ thường xuyên di chuyển ra xung quanh để tương tác với các đồng nghiệp hơn.
Ngoài ra, các nhà nghiên cứu ở Đại hoc Arizona cũng thực hiện một nghiên cứu dựa trên dữ liệu từ 231 nhân viên văn phòng ở các tòa nhà chính phủ. Họ được đeo cảm biến đo chuyển động và nhịp tim trong 3 ngày. Kết quả là, những nhân viên ở những không gian làm việc mở năng động hơn 32% so với những người ở trong phòng làm việc riêng và hơn 20% so với những người ở trong các không gian làm việc truyền thống.
Vậy những nhược điểm của loại hình văn phòng mở là gì?
Nỗi ác mộng với những nhân viên hướng nội
Không gian văn phòng mở rất dễ khiến những nhân viên có tính cách hướng nội cảm thấy mệt mỏi vì tính cách của họ chủ yếu xoay quanh không gian riêng tư và ít muốn trò chuyện với những người khác. Những người hướng nội rất muốn một không gian làm việc kín để giúp họ tập trung tối đa vào công việc hơn vì họ nhìn chung không thích tương tác với các đồng nghiệp xung quanh mình cho lắm. Nếu muốn tương tác với những đồng nghiệp của mình, ngoài những nhân viên hướng nội cũng sẽ có một số nhân viên khác thích liên lạc với đồng nghiệp và khách hàng của mình qua email hoặc các nền tảng mạng xã hội điện tử hơn.
Các nhà nghiên cứu ở Harvard đã tuyển dụng 52 nhân viên từ một công ty thuộc danh sách Fortune 500 và phá bỏ hoàn toàn các vách ngăn trong toàn bộ một tầng thuộc tòa nhà của mình để tạo ra không gian làm việc mở. Những nhân viên được thuê sẽ đeo huy hiệu có đính cảm biến và microphone để làm việc trong văn phòng mới và theo định hướng mới này trong vòng 3 tuần. Các nhà nghiên cứu cũng được cấp quyền truy cập vào các máy chủ để theo dõi hoạt động trao đổi qua email hoặc các kênh trò chuyện trực tuyến khác của những người được nghiên cứu.
Kết quả cuối cùng rất đáng kinh ngạc: Sau khi chuyển đổi cách làm việc như vậy, những người tham gia dành ít thời gian hơn để giao tiếp mặt đối mặt (ít hơn 73% so với lúc trước). Ngược lại, việc sử dụng email và các kênh trò chuyện trực tuyến tăng lên lần lượt là 67% và 75%.
Một môi trường dễ lây lan bệnh
Không gian mở đồng nghĩa với việc các nhân viên sẽ thường xuyên tiếp xúc và tương tác với nhau hàng ngày cũng như nhiều giờ liên tục. Điều này có thể trở thành một môi trường lý tưởng để nhiều loại bệnh dễ dàng lây lan nhờ vào tiếp xúc bên ngoài hơn. Tuy nhiên, nếu trong khu vực làm việc không có nhân viên nào bị bệnh thì nhược điểm này có thể được bỏ qua.
Tóm lại, đâu là loại hình không gian làm việc tốt hơn?
Thật sự là không có bố cục văn phòng nào đúng hay sai cả. Mỗi công ty sẽ phải tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho không gian làm việc của mình. Dựa vào ngân sách, kiến trúc công ty hoặc tính chất và lĩnh vực của mình mà mỗi công ty sẽ đưa ra loại hình văn phòng phù hợp nhất và tối ưu nhất.
Trên đây là bài viết giúp bạn hiểu thêm về khái niệm cũng như ưu và nhược điểm của hai loại hình văn phòng hiện nay.
